Adres

PRIVACYSTATEMENT VOOR MEDEWERKERS

Wat is het doel van dit document?

Inzetbaar hecht groot belang aan de bescherming van de privacy en veiligheid van jouw persoonsgegevens. In dit privacystatement wordt beschreven hoe wij voor, tijdens en na afloop van jouw dienstverband met ons persoonlijke informatie over jou verzamelen en gebruiken overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit privacystatement geldt voor alle medewerkers van Inzetbaar.

Inzetbaar is een "verwerkingsverantwoordelijke". Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de manier waarop wij jouw persoonsgegevens bewaren en gebruiken. Op grond van de AVG zijn wij verplicht jou hierover te informeren.

Dit privacystatement geldt zowel voor de huidige- als oud-medewerkers. Dit privacystatement maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst. Wij kunnen dit privacystatement op ieder moment bijwerken.

Het is belangrijk dat jij dit privacystatement leest, evenals andere privacystatements die we kunnen verstrekken wanneer we bij specifieke gelegenheden persoonsgegevens van jou verzamelen of gebruiken, zodat jij weet hoe en waarom wij die informatie gebruiken. Elk formulier waarop persoonsgegevens van jou worden gevraagd, heeft een privacystatement.

Principes van gegevensbescherming

Wij houden ons aan de AVG. Deze bepaalt dat de persoonsgegevens die wij van jou bezitten:

  1. rechtmatig, eerlijk en transparant moeten worden gebruikt;
  2. alleen mogen worden verzameld voor geoorloofde doeleinden die wij u, middels dit privacystatement, duidelijk hebben uitgelegd en die niet mogen worden gebruikt op een manier die niet strookt met die doeleinden;
  3. de jou gemelde doeleinden moeten dienen en alleen daarvoor mogen worden gebruikt;
  4. nauwkeurig en actueel moeten zijn;
  5. alleen zo lang bewaard mogen worden als nodig is voor het behalen van die doeleinden;
  6. veilig moeten worden bewaard.

 

De persoonsgegevens die wij van jou bewaren

Persoonsgegevens, of persoonlijke informatie, is alle informatie over iemand waarmee die persoon kan worden geïdentificeerd. Gegevens die zijn ontdaan van de identificatiemogelijkheden (anonieme gegevens) vallen hier buiten.

Er bestaan "bijzondere categorieën" van meer gevoelige persoonsgegevens die een grotere mate van bescherming vereisen. Bijzondere categorieën zijn onder andere gezondheidsgegevens, gegevens over ras en etniciteit en biometrische gegevens.

Wij zullen de volgende categorieën persoonlijke informatie over jou verzamelen, opslaan en gebruiken:

  • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, nationaal identificatienummer (BSN), rekeningnummer, salaris, locatie waar werkzaamheden plaatsvinden, screeningsuitslagen, diploma’s en certificaten, verlofgegevens, pensioeninformatie, sollicitatiegegevens (CV, referenties, motivatiebrief), gegevens gerelateerd aan de werkzaamheden (in dienst/uit dienst, functietitels, werkgeschiedenis, uren gewerkt, trainingen gevolgd, beoordelings- en functioneringsgesprekken), gegevens over compensatie, gegevens over waarschuwingen en klachten, gegevens over verzuim, gegevens over gebruik informatie- en communicatiesystemen.


Op welke gronden gebruiken wij deze persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens om:

  • Te beslissen of wij jou in dienst nemen en de daarbij horende arbeidsvoorwaarden te bepalen
  • Salaris te betalen, belasting en sociale verzekeringen te betalen en zorg te dragen voor jouw pensioen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden
  • Om jou op te leiden, prestaties te beoordelen, promotie aan te bieden
  • Om te voldoen aan wetgeving op gebied van onder andere arbeid, verzuim, belastingen
  • Om toezicht te houden op de naleving door jou, ons en anderen van ons beleid en onze contractuele verplichtingen
  • Om fraude en andere strafbare feiten te voorkomen en op te sporen
  • Om de overeenkomst die wij met jou zijn aangegaan uit te voeren, inclusief en waar toepasselijk, de beëindiging daarvan.


Hoe gebruiken wij bijzondere persoonsgegevens?

Er bestaan "bijzondere categorieën" van extra gevoelige persoonsgegevens die een grotere mate van bescherming vergen. Conform wetgeving moet een werkgever aanvullende redenen hebben om dit soort persoonsgegevens te gebruiken. De volgende bijzondere persoonsgegevens gebruiken wij:

  • We zullen jouw BSN-nummer moeten registeren in verband met wettelijke belastingverplichtingen.
  • We zullen informatie met betrekking tot verloven, waaronder eventueel ook ziekteverloven en gezin gerelateerde verloven, gebruiken ter naleving van de arbeidswetgeving en andere wetgeving.
  • We zullen algemene informatie over jouw gezondheid of over jouw gehandicaptenstatus gebruiken om de veiligheid op de werkvloer te waarborgen, jouw arbeidsgeschiktheid te laten beoordelen door een bedrijfsarts, te zorgen voor een aangepaste inrichting van jouw werkplek, ziekteverzuim te controleren en te beheersen, en om uitkeringen te beheren. Wij zullen geen medische gegevens noteren.
  • We gebruiken vakbondslidmaatschapsinformatie om de vakbondspremies te betalen zoals is voorgeschreven in diverse cao’s en arbeidsvoorwaardenregelingen.


Hoe worden jouw persoonsgegevens verzameld?

Wij verzamelen persoonsgegevens van medewerkers tijdens het sollicitatie- en wervingsproces, hetzij rechtstreeks bij de kandidaat, hetzij via een arbeidsbemiddelaar of een bureau dat achtergrondonderzoek doet. Soms winnen we aanvullende informatie in bij derde partijen, waaronder voormalig werkgevers. Tijdens jouw dienstverband verzamelen wij voornamelijk persoonsgegevens gerelateerd aan de werkzaamheden die jij uitvoert.

Indien wij andere categorieën persoonsgegevens willen verzamelen gedurende jouw dienstverband met Inzetbaar, zullen wij uitleggen waarom en of wij jouw toestemming hiervoor nodig hebben.

Op welke grond gebruiken wij jouw gegevens?

We zullen jouw persoonsgegevens alleen gebruiken wanneer de wet dat toestaat. We zullen jouw persoonsgegevens gebruiken als één van de onderstaande situaties zich voordoet:

  1. wanneer we een overeenkomst moeten uitvoeren die we met jou zijn aangegaan;
  2. wanneer we aan een wettelijke verplichting moeten voldoen;
  3. wanneer dat noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen (of die van een andere partij) en jouw belangen en grondrechten niet zwaarder wegen dan die belangen. In dit geval gaat het om het voorkomen van fraude;
  4. wanneer we jouw toestemming hebben.


Indien jij niet de gevraagde persoonsgegevens verstrekt

Indien jij nalaat om bepaalde gevraagde gegevens te verstrekken, kunnen wij mogelijk niet de overeenkomst uitvoeren die wij met jou zijn aangegaan (bijvoorbeeld om jou te betalen of een voordeel te verlenen) of zullen wij bepaalde wettelijke verplichtingen niet kunnen nakomen (zoals kopie van jouw identiteitsbewijs in jouw personeelsdossier in navolging van de Wet op de loonbelasting).

Verandering van doel

We zullen jouw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs van oordeel zijn dat we deze voor een ander doel moeten gebruiken en dat doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Als we jouw persoonsgegevens voor ongerelateerde doeleinden moeten gebruiken, zullen wij een instemmingsverzoek indienen bij de (C)OR en jou hiervan in kennis stellen.

We wijzen jou erop dat we jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de bovengenoemde regels zonder jouw medeweten of toestemming kunnen verwerken indien dit wettelijk is vereist of toegestaan.

Geautomatiseerde besluitvorming

Geautomatiseerde besluitvorming vindt plaats wanneer een elektronisch systeem persoonsgegevens gebruikt om beslissingen te nemen zonder menselijk ingrijpen. Inzetbaar maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Indien de positie van Inzetbaar hierin verandert, wordt jij hiervan op de hoogte gebracht.

Hebben wij jouw toestemming nodig?

In beperkte gevallen kunnen we jou om schriftelijke toestemming vragen om bepaalde (bijzonder gevoelige) gegevens te verwerken. In dat geval zullen we jou volledig informeren over de gegevens die we willen gebruiken en de redenen daarvoor, zodat jij zorgvuldig kunt beoordelen of jij daarvoor toestemming wilt geven. We wijzen jou erop dat het geen voorwaarde is in jouw arbeidscontract met Inzetbaar dat jij met al onze verzoeken om toestemming dient in te stemmen.

Delen van gegevens

Wij zullen jouw gegevens mogelijk moeten delen met andere partijen waaronder opdrachtgevers en andere onderdelen van de G4S Group. Wij eisen van andere partijen dat zij de veiligheid van jouw gegevens in acht nemen en deze volgens de wettelijke voorschriften behandelen.

Waarom zou Inzetbaar mijn persoonsgegevens delen met andere partijen?

We delen jouw persoonsgegevens met andere partijen indien dit wettelijk verplicht is, indien dit noodzakelijk is om onze werkverhouding met jou te regelen, of als we een ander gerechtvaardigd belang hebben om dat te doen.

Hoe veilig zijn mijn gegevens bij dienstverleners en andere onderdelen van de G4S Group?

Al onze dienstverleners en alle andere onderdelen van de G4S Group moeten gepaste beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG te beschermen. Wij staan niet toe dat dienstverleners jouw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. Wij staan hun toe jouw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden te gebruiken, in overeenstemming met onze instructies.

In welke gevallen deelt Inzetbaar mijn persoonsgegevens met andere onderdelen van de G4S Group?

We delen jouw persoonsgegevens met andere onderdelen van de G4S Group onder andere als onderdeel van onze reguliere rapportageactiviteiten over bedrijfsprestaties, in het kader van een bedrijfsreorganisatie of herstructurering van de organisatie, voor ondersteuning van systeemonderhoud en hosting van gegevens.

En met derden?

Het is mogelijk dat we jouw persoonsgegevens moeten delen met een toezichthoudende instantie of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Informatie doorgifte buiten de EU?

Wij proberen jouw persoonsgegevens zo min mogelijk buiten de EU te verwerken. Indien wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens buiten de EU te verwerken zorgen wij ervoor dat wij alle mogelijke maatregelen hebben getroffen om de persoonsgegevens veilig te verwerken. Dit houdt in dat wij met alle dienstverleners afspraken maken over doorgifte buiten de EU en passende waarborgen treffen. Daarnaast gebruiken wij de modelcontracten van de Europese Commissie (2004/915/EG, 2010/87/EU) voor doorgifte naar een derde land.

Beveiliging van de persoonsgegevens

We hebben gepaste beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat jouw persoonsgegevens per ongeluk kwijtraken of op ongeoorloofde wijze worden gebruikt, geraadpleegd, gewijzigd of bekendgemaakt. We beperken de toegang tot jouw persoonsgegevens bovendien tot medewerkers, opdrachtnemers die een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten met Inzetbaar en andere derden voor wie die toegang werkelijk noodzakelijk is. Zij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben procedures gecreëerd om het hoofd te bieden aan iedere vermoedelijke inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens en zullen jou en iedere bevoegde toezichthouder in kennis stellen van dergelijke inbreuken als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Bewaren van persoonsgegevens

We zullen jouw persoonsgegevens slechts zo lang bewaren als nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor wij ze verzameld hebben, waaronder de naleving van wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevoorschriften. Verdere details over de bewaartermijnen die gelden voor verschillende aspecten van jouw persoonsgegevens kun jij aanvragen via info@inzetbaar.nl. Om de gepaste bewaartermijn voor persoonsgegevens te bepalen, houden we rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de gegevens, het potentiële risico op schade als gevolg van ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van jouw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij jouw persoonsgegevens verwerken en de vraag of we die doeleinden ook op andere wijze kunnen bereiken, alsook de toepasselijke wettelijke voorschriften.

In sommige omstandigheden kunnen we jouw persoonsgegevens anonimiseren, zodat deze niet langer aan jou kunnen worden gerelateerd. In dat geval kunnen we die informatie gebruiken zonder jou daarvan verdere kennisgeving te doen. Wanneer jij niet langer een medewerker of opdrachtnemer van Inzetbaar bent, zullen jouw persoonsgegevens in overeenstemming met ons beleid voor het bewaren van gegevens worden bewaard en daarna op veilige wijze worden vernietigd.

Functionaris voor de gegevensbescherming

G4S heeft een Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld om toezicht te houden op de naleving van dit privacystatement. Als jij vragen hebt over dit privacystatement of over hoe wij omgaan met jouw persoonlijke gegevens, neem dan contact op met de FG. Jij hebt het recht om op elk moment een klacht (tip) in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse toezichthoudende autoriteit die toezicht houdt op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens.

Jouw plicht om ons over wijzigingen in te lichten

Het is belangrijk dat de persoonsgegevens die wij van jou hebben correct en actueel zijn. Licht ons daarom in via info@inzetbaar.nl als jouw persoonsgegevens tijdens jouw dienstverband met Inzetbaar veranderen (bijvoorbeeld een adreswijziging).

Jouw rechten in verband met persoonsgegevens

In bepaalde gevallen heb jij wettelijk het recht om:

  • Te verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens. Dit biedt jou de mogelijkheid een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die wij van jou hebben en om te controleren of wij deze rechtmatig verwerken. Let op: eventuele inzage in personeelsdossier gaat via info@inzetbaar.nl.
  • Te verzoeken om rectificatie van de persoonsgegevens die wij van jou hebben. Dit biedt jou de mogelijkheid om alle onvolledige of onnauwkeurige informatie die wij hebben te corrigeren.
  • Te verzoeken om verwijdering van jouw persoonsgegevens. Dit biedt jou de mogelijkheid Inzetbaar te verzoeken om persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als er geen goede reden is om door te gaan met verwerking. Jij hebt ook het recht ons te verzoeken om jouw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen indien jij jouw recht van bezwaar tegen verwerking hebt uitgeoefend (zie hieronder).
  • Bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer die gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang van ons (of van een derde) en jouw persoonlijke omstandigheden voor jou reden vormen om bezwaar te maken tegen verwerking.
  • Te verzoeken om een beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit biedt jou de mogelijkheid om de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten opschorten, bijvoorbeeld als jij wilt nagaan of deze correct zijn of wilt vaststellen waarom deze worden verwerkt.
  • Te verzoeken om de overdracht van jouw persoonsgegevens aan een andere partij.

Als jij jouw persoonsgegevens wilt inzien, controleren, rectificeren, deze wilt laten verwijderen, bezwaar wilt maken tegen de verwerking daarvan of een kopie van jouw gegevens wilt laten overdragen aan een andere partij, neem dan in eerste instantie contact op met de info@inzetbaar.nl. Indien dit niet het gewenste resultaat oplevert, kun jij schriftelijk contact opnemen met de afdeling Legal & Risk t.a.v. Functionaris voor de gegevensbescherming (Hogehilweg 12, 1101 CD Amsterdam) of stuur een e-mail naar privacy@nl.g4s.com.

Normaliter kosteloos

Jij hoeft niets te betalen om jouw persoonsgegevens in te zien (of als jij één van jouw andere rechten wilt uitoefenen). We kunnen echter redelijke kosten in rekening brengen als jouw verzoek om inzage duidelijk ongegrond of buitensporig is, bijvoorbeeld als jij heel veel verzoeken indient. In dat geval kan de FG ook besluiten om jouw verzoek te weigeren.

Wat wij mogelijk van jou vragen

Wij vragen aan jou een kopie van jouw identiteitsbewijs ons te helpen jouw identiteit te bevestigen en jouw rechten te waarborgen. Dit is een gepaste veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet aan personen worden bekendgemaakt die daar geen recht op hebben.

Recht op het intrekken van toestemming

In de beperkte gevallen waarin jij toestemming heeft gegeven voor het verzamelen, verwerken en doorgeven van jouw persoonsgegevens voor een specifiek doeleinde, heb jij het recht om de toestemming voor die specifieke verwerking op ieder moment in te trekken. Neem om jouw toestemming in te trekken contact op met info@inzetbaar.nl. Zodra wij bericht hebben gekregen dat jij jouw toestemming hebt ingetrokken, zullen wij jouw gegevens niet langer verwerken voor het doeleinde of de doeleinden waarmee jij oorspronkelijk akkoord bent gegaan, tenzij daar nog een andere gerechtvaardigde wettelijke grondslag voor bestaat, die uiteraard wordt medegedeeld.

Wijzigingen in dit privacystatement

Wij behouden ons het recht voor dit privacystatement op ieder moment bij te werken. Wanneer deze wordt aangepast, zullen wij jou informeren over het nieuwe privacystatement. Wij kunnen jou ook van tijd tot tijd op andere wijzen informeren over het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Als jij vragen hebt over dit privacystatement, neem dan contact op met de Functionaris voor de gegevensbescherming via privacy@nl.g4s.com.